La contabilidad es un componente clave de cualquier empresa y las operaciones que tienen éxito están casi totalmente automatizadas. De hecho, las empresas que ya han empezado a automatizar procesos suelen comprobar que sus costes se reducen al menos un 20%. Si lo consideramos como un sistema de contabilidad, todo, desde los salarios hasta los contratos, se introduce en un libro mayor. Este sistema toma los importes individuales introducidos y los convierte en cifras financieras. Las cifras representan el importe adeudado, el saldo pendiente y el tiempo que queda hasta que se efectúe el pago. Un sistema informatizado suma o resta automáticamente entradas o saldos por encima de cero en función de la demanda de bienes y servicios. No hay seres humanos implicados en este proceso, sólo unidades mecánicas con ordenadores como cerebro. En otras palabras, la automatización -con errores humanos y gestión de errores humanos- es una de las mejores maneras de hacer que su empresa sea más eficiente y reducir los costes operativos sin añadir complejidad innecesaria a las operaciones de su empresa. Echemos un vistazo a cómo la automatización puede ayudarle a reducir costes, aumentar la rentabilidad y hacer que su empresa sea más rentable al tiempo que aumenta la eficacia del almacenamiento de datos.
¿Qué es la automatización contable?
Un sistema contable es un sistema que registra y emite datos contables. En ocasiones, los datos contables se comunican al público o las empresas los utilizan para realizar ajustes en sus registros contables. La automatización en contabilidad es el proceso de mantener registros contables, redactar y realizar análisis de forma regular para que los registros contables sean más eficientes. La información registrada incluye el gasto, la creación y la eliminación de recursos, la generación de flujo de caja y el registro de eventos.
¿Cómo Automatizar sus Procesos Contables?
Existen tres tipos principales de automatización contable: manual, automatizada y programada. Las prácticas contables manuales son aquellas que se realizan a mano, como introducir información, crear y eliminar registros y gestionar recursos. La automatización es el proceso de automatizar estas actividades manuales para que los registros contables sean más precisos, fáciles de leer y de mantener. La contabilidad manual, también conocida como contabilidad por naturaleza, consiste en introducir información en un sistema informatizado. La automatización puede producirse en un entorno de flujo de trabajo, en el que un empleado introduce un registro en un puesto de trabajo, o en un sistema de contabilidad integrado en el que las actividades se registran, se anotan y, a continuación, el software de control de máquinas revisa los registros para asegurarse de que la actividad es correcta.
¿Por qué es importante automatizar?
La mayoría de los sistemas contables tienen errores y omisiones que hacen que las cifras de costes e ingresos sean más altas de lo que son. Estos errores pueden deberse a una o varias de las siguientes razones: – Creación y mantenimiento de múltiples registros. Aunque es importante asegurarse de que se crean, mantienen y actualizan todos los registros que afectan a los estados financieros, es menos eficiente seguir creando nuevos registros. – Mantener múltiples cuentas. Mantener varios registros puede resultar caro. La automatización le permite llevar un registro cada vez, eliminando distracciones y permitiéndole hacer un seguimiento más preciso de su situación financiera. – Mantener importes alícuotas por debajo de los impuestos. Aunque es importante conocer la cantidad total de impuestos que se han pagado y el importe de cada impuesto dado, es menos eficiente llevar la cuenta de los impuestos dados y las cantidades pagadas.
Principales ventajas de la automatización
Aumento de la productividad. La automatización reduce el tiempo necesario para producir bienes y servicios, al tiempo que aumenta la producción. Esto hace que la producción sea más rápida, lo que a su vez permite una mayor rentabilidad global y aumenta la cuota de mercado. Mayor satisfacción del cliente. La automatización ayuda a mejorar la satisfacción del cliente al automatizar gran parte del trabajo que llega al departamento de atención al cliente. De este modo, este departamento se dedica a menos tareas que requieren la intervención humana. Aumento de las ventas. La automatización puede reducir el número de llamadas de ventas realizadas, lo que ayuda a su empresa a mantenerse organizada y a reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas. Aumento de la satisfacción del cliente. Esto puede ayudar a mejorar toda la experiencia de satisfacción del cliente, haciendo que sus clientes se sientan cómodos y contentos con su empresa.
Principales verdades incómodas sobre el proceso manual
Como ocurre con casi todas las nuevas tecnologías, el proceso manual es el más problemático. Los procesos manuales son los que implican crear y editar registros. También son los más difíciles de automatizar para los humanos. Crear y editar registros Crear y editar registros es la forma menos eficiente de hacer negocios. En la actualidad, una empresa media utiliza una plantilla de sólo 30 personas para garantizar que los registros sean precisos y estén actualizados. Este personal debe ser remunerado y dotado de personal todos los días, y debe estar disponible cuando se le necesite. El proceso manual de creación y edición de registros es lento y propenso a errores. Un cambio en un lugar puede hacer que se registren errores en otros lugares. Esto puede retrasar el proceso de toma de decisiones de los funcionarios y hacer que cometan errores.
Las empresas que ya automatizan procesos descubren que sus costes se reducen al menos un 20%.
Reducción de costes. Una empresa eficiente reduce costes operando de forma más eficiente. Cuando las empresas funcionan de forma más eficiente, sus gastos se reducen: – Menos esfuerzo de puesta en marcha. Cuando una empresa empieza a funcionar de forma más eficiente, comienza el proceso de esfuerzo en el momento de la puesta en marcha. El esfuerzo inicial es el que se realiza antes de completar una tarea. Incluye el tiempo dedicado a anticiparse a la tarea, las posibles distracciones y las posibles imprecisiones. – Menos tiempo de viaje. Cuando una empresa inicia el proceso de viaje, está reduciendo el tiempo medio de viaje necesario para completar la tarea. Cuando una empresa inicia el proceso de viaje, también está eliminando actividades innecesarias que podrían resultar costosas en términos de tiempo o dinero.
Conclusión
La automatización de los procesos contables tiene muchas ventajas. Uno de los mayores beneficios es que se reducen los costes. Esto, a su vez, significa que aumentan los beneficios. Ahora, si su empresa ha estado funcionando con un presupuesto ajustado, puede empezar a utilizar la automatización para automatizar sus procesos y ahorrar dinero el próximo año. Con tanta automatización disponible, puede ser difícil saber qué procesos se están automatizando y cuáles no. Con una supervisión cuidadosa, también puede detectar indicios de prácticas ineficaces y comenzar el proceso de eliminarlas cuando un departamento se ponga manos a la obra.